Estudantes e pessoas externas poderão assinar documentos do Ifes de forma eletrônica

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A partir desta sexta-feira (26), estudantes, funcionários terceirizados e pessoas externas ao Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) poderão assinar documentos e processos de forma eletrônica. A nova funcionalidade, disponível a partir de uma atualização de versão do Sipac, deixará a tramitação mais ágil e completa, especialmente neste momento de pandemia.

Os documentos que antes eram manuais como atas de bancas e defesas poderão ser digitais e tramitar de forma online e segura. Além da assinatura, outros recursos estarão disponíveis como a consulta dos documentos já assinados, a visualização dos dados gerais dos documentos e o acesso aos documentos do processo (pode-se baixar o arquivo digital ou gerar um pdf). Os dados dos alunos necessários para o acesso foram pré-cadastrados e as pessoas externas à instituição poderão inserir seus dados, documentos e fotos, que passarão por uma análise para garantir a veracidade antes da autorização.

O reitor do Ifes, Jadir Pela, considera essa nova ferramenta um um avanço importante para o Ifes, principalmente no cenário atual de atividades remotas. “Ela nos ajudará a consolidar a cultura do processo eletrônico, tornará mais ágil o trabalho das Coordenadorias de Relações Institucionais e Extensão Comunitária e das Coordenadorias de Registro Acadêmico, agilizará a oficialização de contratos, parcerias e demais ajustes, simplificará a produção de documentos de bancas avaliadoras e facilitará a execução de outras inúmeras atividades administrativas da nossa Instituição”, comentou.

Outras novidades
A Diretoria de Tecnologia da Informação (DRTI) informa que também serão realizados ajustes na criação de documentos para comunicação interna e externa, que deve ser por “ofício”, atendendo ao Manual da Presidência da República e ao Guia de Padronização de Documentos do Ifes.

Além disso, ficarão disponíveis nessa versão os novos Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade, conforme a nova tabela do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). A atualização foi realizada pela Comissão Permanente de Gerenciamento de Processos Eletrônicos, que também está trabalhando nos manuais sobre o assunto.

Atualização do Sipac
A atualização no Sipac será realizada na sexta-feira (26/06) entre 9 e 10 horas. Durante esse período, o acesso ao sistema ficará indisponível para os usuários. Eventuais falhas identificadas, após o período mencionado, devem ser registradas por meio do sistema de abertura de chamados: https://suporte.ifes.edu.br/ti.