Coordenadoria de Protocolo e Arquivo - Atribuições da CPR

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 São atribuições da Coordenadoria de Protocolo e Arquivos:

I. receber e controlar documentos e processos em fase de guarda intermediária e/ou permanente para arquivamento;

II. ordenar a documentação, mediante o recebimento, registro e classificação dos documentos;

III. conservar a documentação, mediante a utilização de equipamentos adequados e sob condições ambientais ideiais;

IV. aplicar a tabela de temporalidade, para arquivo de documentos gerados no Ifes, evitando o crescimento desnecessário do acervo de documentos, de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos;

V. registrar e controlar a entrada e a saída dos documentos e correspondência do campus;

VI. receber, autuar, interpretar e classificar os documentos com base no Código de Classificação de Assuntos adotado pelo Ifes e registrá-los nos Sistemas Informatizados;

VII. emitir, quando necessário, relatórios dos sistemas informatizados;

VIII. prestar informações às partes interessadas sobre a tramitação de seus processos e sobre as correspondências recebidas e expedidas;

IX. relacionar e distribuir as correspondências recebidas pelo campus via Correios;

X. receber, selecionar e preparar a correspondência para expedição via correios, de acordo com as normas e procedimentos determinados pela EBCT quanto à modalidade de expedição;

XI. receber, conferir e relacionar os documentos, a fim de expedi-los, via malote, para outros campi e para a Reitoria do Ifes;

XII. receber, conferir, selecionar e distribuir os documentos oriundos dos campi e da Reitoria; e

XIII. fazer levantamento mensal da quantidade de correspondência expedida.